为什么你应该在Microsoft Word中始终使用非打印字符？

快速链接什么是非打印字符？识别令人沮丧的格式问题优化协作确保格式一致性进行精确编辑

使用Microsoft Word时，人们面临的主要问题是如何处理格式。有时，感觉程序有自己的想法！然而，通过显示非打印字符，许多这些烦恼都可以解决。

什么是非打印字符？

非打印字符是一种格式标记，用于规定文档的排版方式。正如其名所示，非打印字符仅用于支持屏幕上的格式化，并不会在打印版本中出现。

以下是一些最常见的非打印字符：

非打印字符 它所代表的含义 键盘快捷键·空格 空格键→制表符（到标尺上的下一个停止点）Tab 段落结束符¶ 同一段中的换行Enter Ctrl+Shift+Space---分页符---分页符Ctrl+Enter===节分隔符===节分隔符（如下一页节分隔符）Alt > P > B > N (下一页节分隔符)

表格中还有一些特殊字符用于表示行结束或单元格中的某些内容。

默认情况下，Word 只有在点击“显示/隐藏”（¶）图标时才显示这些字符，在“开始”选项卡的标牌上或按下 Ctrl+Shift+8 键。再次点击相同的图标（或使用相同的键盘快捷键）即可隐藏它们。

“或者，要永久显示选定的非打印字符，请点击“文件”>“选项”，或按 Alt > F > T 打开 Word 选项窗口。然后，在左侧菜单中点击“显示”，并在列表中勾选或取消勾选格式标记。完成后，点击“确定”。”

我更喜欢保持这些选项全部未勾选，这样可以通过主页选项卡中的¶图标来开启或关闭它们。毕竟，有时候它们可能会碍手碍脚！

识别令人沮丧的格式问题

因为非打印字符揭示了Word文档中通常隐藏的元素，如空格、换行符、段落分隔符和制表符，它们让你能看到其骨架结构。

因此，你可以识别出工作中的部分区域，其中间距、对齐、分页符及其他元素导致的问题，在没有非打印字符可见的情况下是无法看到的（因此也会引起极大的挫败感）。

例如，本文件中第一行的单词之间用不寻常大的间距隔开。

当我启用非打印字符时，我发现这种格式化是由句号后面放置了一个换行符引起的，并且由于文本对齐方式为两端对齐，它迫使该行的单词填充整页的宽度。

所以，我可以删除这一行换行，并用空格或段落替换它来修正这个问题。

通过单击即可启用非打印字符，从而一眼就能看到格式问题。

优化协作

如果你从头开始创建文档，每一个词、分隔符、空格和段落都由你自己输入，那么你可以避免很多格式化错误。但是，如果你需要与他人合作编辑同一个文档，那么显示非打印字符将非常有用。

例如，如果你在与同事协作编辑一个论文时，可能会遇到一些格式问题。如果你们都没有启用非打印字符，那么你们可能无法看到这些隐藏的格式标记，从而导致一些难以解决的问题。

确保格式一致性

除了显示非打印字符外，你还可以使用多级列表、添加自动目录和在段落后添加间距等方法来改进你的Microsoft Word格式化。这些方法可以帮助你在必须遵守限制的情况下回收一些额外的字符，因为空格和制表符计入字符总数。